Działanie skanera sprowadza się do przebiegowego odczytywania przez niego obrazu, kodu kreskowego, paskowego bądź też magnetycznego oraz fal radiowych, który to obraz przekształca następnie do formy elektronicznej ( zazwyczaj jest to dokładnie forma cyfrowa). Poprzez odczyt podanych informacji bądź tez ich rejestracje skaner dokonuje przeszukania kolejnych pasm podanych informacji. Takie działanie tego sprzętu sprawia, że jest to czytnik krokowy. Oznacza to, że urządzenie to działa w nieco inny sposób niż aparat fotograficzny – zamiast zapisać obraz całościowo w jednej chwili, zapamiętuje go etapami, rejestrując kolejne linie podanego obrazu. Z tego tez powodu widać w skanerze ruch głowicy skanującej w trakcie procesu zapisu informacji z powielanego źródła.
Wśród tej grupy produktów rozróżniamy kilka ich podkategorii w oparciu o ich system działania. Z punktu widzenia zastosowań biurowych największe zastosowanie mają jednak skanery optyczne. Te urządzenia znajdują zazwyczaj zastosowanie w ramach współpracy z komputerem – są to peryferyjne w urządzenia, połączone z nim poprzez kabel usb. Taki skaner pozwala przetworzyć statyczny obraz obiektu (np. kartki papieru) do postaci cyfrowej. Dzięki temu możliwe jest dalsze obrabianie już na komputerze pozyskanych danych. W tej kategorii wyróżniamy między innymi skanery płaskie, ręczne lub bębnowe. Znajduje się tu także skaner do filmów, slajdów lub tez kodów kreskowych. Zaliczyć tu trzeba ponadto skaner przestrzenny, kwadratowy oraz światłowodowy.